Umgang mit Dokumenten

Wir unterscheiden folgende Typen von Vorgabedokumenten:

• Prozessbeschreibungen (PB)
  Grobe Beschreibung von Abläufen in Bezug auf Zuständigkeit, Aufgaben, Hilfsmittel etc.
• Arbeitsanweisungen (AA)
  Detaillierte Arbeitsvorgaben im Sinne von Anleitungen etc.
• Formulare und Checklisten (FO)
• Weisungen und Reglemente (WE)
  z.B. Personal- und Spesenregelungen, Zuständigkeiten, Unterschriftsregelung etc.
• Nachweisdokumente (ND)
  Dies entstehen durch die Anwendung der Prozesse, z.B. ausgefüllte Formulare, Gerätelisten, Auditberichte etc.

Zusätzlich können gelenkte und nicht-gelenkte abteilungs- oder prozessspezifische Dokumente erstellt und mit eigenen Abkürzungen bezeichnet werden.

Gelenkte und nicht gelenkte Dokumente

• Gelenkte Dokumente sind daran erkennbar, dass sie über das Managementsystem (insbesondere SharePoint) bereitgestellt werden und mit einer eindeutigen Identifikationsnummer (siehe unten) versehen sind. Diese Dokumente dürfen nur durch die Prozessverantwortlichen, die GL oder QU-Leitung verändert und freigegeben werden.
• Nicht gelenkte Dokumente können zusätzlich und ohne Formvorgabe erstellt werden.

Grundsätzlich gilt: Wenn zu einem Thema, einer Anwendung oder einem Prozess bereits ein gelenktes Dokument besteht, muss dieses angewendet werden. Im Zweifelsfall entscheidet die QU-Leitung.

Gelenkte Dokumente sind mit einer Identifikationsnummer  versehen (siehe unten) und werden in der Dokumentenmatrix gelistet.

Prozessnummerierung

Identifikationsnummer für Dokumente

Jedes gelenkte Dokument erhält eine eindeutige Identifikationsnummer. Sie setzt sich wie folgt zusammen:

Prozessnummer_Fortlaufende Nummer_Dokumententyp

Beispiel: 44_002_AA

44_002_AA ist die Dokumentennummer für eine Arbeitsanweisung (AA) im Prozess Lager / Logistik (4.4 oder 44) und hat die fortlaufende Nummer 002 erhalten.

Vor der Vergabe einer Nummer für ein neues Dokument muss die Dokumentenmatrix konsultiert werden. Aus dieser wird ersichtlich, welche nächste fortlaufende Nummer zu verwenden ist.

Hinweis: In der Identifikationsnummer kann der Dokumententyp (z.B. AA) auch vor die Dokumentennummer gestellt werden.

Jedes gelenkte Dokument wird in der Dokumentenmatrix gelistet. Dort sind Angaben zum Dokument, dessen Historie, Version, Aufbewahrungsvorgaben und Verantwortlichkeit nachzuführen. Die Nachführung ist Sache der QU-Leitung.

Alte Versionen von Dokumenten

Vorgabedokumente:
Originale von gültigen und von archivierten Dokumenten werden von der QU-Leitung abgelegt.

Nachweisdokumente:
Die Ablage von Nachweisdokumenten ist je nach Prozess unterschiedlich. Teilweise gilt das selbe Vorgehen wie bei Vorgabedokumenten, teilweise werden sie direkt in den Laufwerken oder im ERP archiviert.

Die Archivdauer beträgt grundsätzlich 10 Jahre.

SharePoint, Word, Excel

Dokumente werden primär über das Intranet bereitgestellt. Deshalb werden Vorgabedokumente wenn immer möglich in SharePoint-Formaten erstellt und publiziert. Vorgabedokumente im SharePoint sind Vorgabedokumenten in anderer Form (Word, PDF etc.) gleichgesetzt. Die Identifikation von gelenkten SharePoint-Dokumenten ist in der jeweiligen Fusszeile ersichtlich.

Word, Excel, PDF etc. können bei Bedarf ergänzend genutzt werden. Es gelten die Vorgaben für die Dokumentengestaltung (siehe unten).

Einheitliche Dokumentengestaltung

Dokumente in SharePoint-Formaten werden nach dem dort verfügbaren Design gestaltet. Für alle übrigen gelenkten Dokumente wird soweit möglich und sinnvoll ein einheitliches Erscheinungsbild verwendet. Gelenkte Dokumente haben in der Regel eine Kopf- und eine Fusszeile.

• In der Kopfzeile wird der Dokumententitel (links) und das KMZ-Logo (rechts) eingefügt.
• Die Fusszeile enthält Informationen zu Dokumentennummer, Freigabe und Seitenzahl.

Kann aus Platzgründen oder aufgrund technischer Einschränkungen keine oder nur eine eingeschränkte Kopf- oder Fusszeile eingefügt werden, wie z.B. in Excel-Dokumenten, muss eine andere, pragmatische Lösung gefunden werden. Im Minimum müssen gelenkte Dokumente mindestens Titel, Dokumentennummer und Freigabeinformationen enthalten.

Für die Gestaltung der Inhalte gelten die APA-Richtlinien.

Vorlage Word-Dokument

Grundsätzlich gilt: Bei Dateien mit einer Identifikationsnummer (siehe oben) wird die Identifikationsnummer dem Dateinamen vorangestellt. Das erleichtert die Suche in längeren Dateilisten.